Una de las maneras usadas para mantener al día la actividad laboral de un grupo de trabajo es por medio de los informes de actividades. Pensando en ello, en este artículo se muestra todo lo que deseas saber sobre este tema, además incluye un formato para que sea mucha más sencilla su elaboración.

¿Qué son los informes de actividades?

Los informes de actividades son escritos en donde se detalla toda la labor hecha por un grupo de trabajo en un periodo de tiempo, ya sea de forma diaria, semanal, mensual o anual y tienen como finalidad favorecer la organización de los trabajos.

En cuanto al contenido del informe, este debe llevar todos los datos fundamentales sobre: rutinas, posición, compromisos, desarrollo del grupo de trabajo y del programa en cuestión.

La realización queda en manos de los miembros del equipo de trabajo. De hecho, en muchos casos los dirigentes de la empresa pueden hacerlo cuando requieran comunicar cierta información actualizada a sus principales. Por otro lado, son muchas las razones por las cuales se realiza este tipo de reportes.

La primera de ellas es que mantiene a los líderes actualizados con respecto a las actividades, además de conocer el progreso y la condición del grupo. Asimismo, con estos reportes se pueden saber tanto los logros como las fallas que puedan existir en el equipo, cuál es la planificación y las tácticas a seguir.

Gracias a esa información, los líderes de la empresa tendrán la oportunidad de realizar una comparación de datos y estudiarlos para poder tomar resoluciones. Esto se hace en beneficio tanto del grupo como de cada integrante para poder alcanzar todos los objetivos planteados.

¿Cómo hacer informes de actividades?

Ten presente todos los puntos antes de hacer un informe de actividades

¿Qué información debe contener?

En este tipo de reportes es indispensable introducir datos objetivos, que sean completos, exactos y actuales. Todos estos componentes son el fundamento de un informe de actividades perfecto.

También, es primordial que sean anexados algunos puntos. El primero, es si existe alguna problemática en la empresa con la finalidad de encarar esta situación, pensar en soluciones o problemas futuros que puedan presentarse.

El segundo punto a abordar se trata de las metas alcanzadas por el equipo de trabajo. Esto dejará en claro cuáles son las fortalezas y las capacidades, causando motivación en los integrantes del grupo.

Categorizar la información

Los informes de actividades están divididos según la información que contienen como, por ejemplo: asistencia de los empleados, puestos ocupados, deudas, volumen de quejas, entre otros.

Otros puntos habituales

De igual forma, existe una serie de puntos que comúnmente son abordados en este tipo de reportes. Estos son:

• Estrategias y acciones que se pondrán en marcha para alcanzar las metas.
• Amenazas reales y cómo serán resultas.
• Si las estrategias implementadas fueron exitosas.
• Acciones llevadas a cabo con anterioridad.
• Fortalezas y debilidades al momento de gestionar el grupo.

Estructura

Una vez que ya se tiene claro el tipo de información que se debe incluir, es momento de crear la estructura. Por eso, a continuación, se muestra a detalle como es el armado del informe:

Membrete

Lo primero que se puede hacer es solicitar una hoja con el membrete de la empresa. Si no es posible, entonces se debe comenzar colocando el nombre de la empresa, el título del reporte y para llevar un poco más de control el folio. Luego de eso, se debe señalar el periodo en el que se llevaron a cabo las actividades, que puede ser diario, semanal, mensual o anual.

Datos de identificación

Posteriormente, es necesario colocar los datos de identificación, tanto de la persona que se encarga de la elaboración del reporte como el nombre del proyecto y del departamento.

Resumen

Cuando estos datos estén completos el siguiente paso es redactar el resumen que es la presentación del informe. Aquí se sintetizan todos los puntos importantes del reporte, temática a abordar, datos y sus métodos de análisis, además de recomendaciones que vayan acorde con los datos presentados.

Introducción

Seguidamente se debe preparar la introducción. Aquí es destacada la temática principal del informe, es decir, la información que abarca y los antecedentes por los cuales se hizo la recolección de datos.

Cuerpo del informe

En seguida es el turno de redactar el cuerpo. Acá es necesario explicar toda la información reunida, medios para obtener los datos, explicar si hay algún contratiempo y dar un análisis sobre los principales hallazgos. Lo más conveniente es dividir la información en subsecciones y que cada una de ellas cuente con un título que distinga el punto a cubrir.

Conclusión

A continuación, se tiene que colocar la conclusión. Aquí va la interpretación de la información explicada en el cuerpo de reporte, además de cuáles son las sugerencias para poder mejorar ciertos aspectos del negocio en caso de que se amerite.

Referencias

Se debe especificar los medios usados para realizar la investigación y la recolección de datos. Es importante que cada punto tratado en el informe vaya respaldado con pruebas y que la fuente consultada brinde datos originales.

Apéndice

No es obligatorio colocar un apéndice. Si se quiere incluir debe contener la información técnica, la cual no es fundamental para la explicación en el cuerpo y la conclusión, aunque funciona como respaldo del informe.

Algunos ejemplos de informes de actividades

Los siguientes ejemplos son a modo general. Cabe destacar que los informes de actividades llevan la misma estructura, pero lo que cambia es la actividad a la que esté enfocado.

Informe anual de gestión

Como ejemplo más sencillo se encuentra el informe anual de gestión de algún instituto, donde se presentan las actividades realizadas a lo largo de ese tiempo y cuál es el plan de acción para el siguiente año.

Informe de ventas

Este tipo de informe se hace para poder vigilar el número de ventas o los ingresos generados por un vendedor en específico en un tiempo determinado. Es así, que por cada día se muestra una gráfica sobre la cantidad de órdenes y otra por los ingresos diarios.

Informe de inventarios

Tienen como finalidad dar a conocer si el suministro de productos es capaz de cubrir la demanda y para saber el tiempo que tardará la cantidad de artículos en agotarse.

Formato para informe de actividades

Nombre de la empresa o institución

Título

Periodo de actividades

Nombre de quien realiza el reporte

Puesto de quien realiza el reporte

Departamento o proyecto para el que se desarrollaron las actividades

Resumen

Introducción

Cuerpo del informe: actividades que se realizaron para el departamento o proyecto en el periodo especificado

Conclusión

Referencias

Apéndice (opcional)