Escribir correos electrónicos puede sonar como algo sencillo, sin embargo, hacerlo adecuadamente puede ser un poco complejo. Uno de los correos que más personas se preguntar cómo redactar, son los correos formales. Esto es algo que no suelen explicarnos en ningún lugar y tenemos que aprender a hacerlo nosotros mismos, pero no te preocupes, aquí te enseñaremos cómo redactar un correo formal.
¿Qué es un correo formal?
Un correo formal, generalmente está dirigido a personas que deseamos tratar con respeto ya sea por contexto, puesto de trabajo o alguna otra razón. Estos tienen una estructura bastante sencilla, siempre con un aire de respeto y nunca utilizan lenguaje coloquial.
El correo formal se puede utilizar para solicitar información, informar sobre algún tema en particular o para cualquier otra razón por la cual deseemos escribir a alguien. Lo bueno de los correos formales, es que son muy sencillos de escribir, siempre y cuando sigas unas cuantas reglas así como parámetros de escritura.
¿Cuál es la importancia de un correo formal?
Los correos formales, ocupan el día a día de muchas personas en el mundo digital de hoy en día. Constantemente nos estamos dirigiendo a jefes, compañeros de trabajo, personas en posiciones de poder y mucho más. Inclusive, es importante poder escribir un correo formal cuando se desea solicitar información, ya que es la mejor forma de dirigirse a alguien que no conocemos muy bien.
Aprender a escribir un correo formal, es una habilidad muy importante y básica que debemos tener. Con estos, podemos dirigirnos a cualquier persona de una manera respetuosa, similar a como lo haríamos en un ambiente presencial. Además, el correo formal habla mucho de una persona, ya que es una habilidad básica que se debe tener en ciertos ambientes laborales, académicos y demás.
Aprendiendo a redactar un correo formal ¿Qué necesitas saber?
El mejor método para aprender a redactar un correo formal, es simplemente adentrarse a ello. Existen dos cosas que debes aprender al momento de redactar este tipo de correos. Uno de ellos son las reglas de los correos formales y el otro la estructura del contenido. A continuación te explicamos cada uno con detalle.
Reglas al escribir un correo formal
Las reglas al escribir un correo formal no están establecidas internacionalmente, sin embargo, es algo que todas las personas hacen rutinariamente al escribir este tipo de correos. Son bastante sencillas y te permitirán escribir este tipo de correos como si fuera algo rutinario.
1. Escribe adecuadamente el destinatario
El destinatario, es simplemente la persona que recibirá y leerá el correo formal. Por ello, es tan importante escribir o dirigirte adecuadamente a esta persona. Además, el destinatario es básicamente lo primero que leerá la persona al leer tu correo, por lo que es importante siempre dar una primera buena impresión.
Lo más importante, es saber dirigirte a la persona. Por lo general con alguien desconocido, puedes agregar la abreviatura de señor “Sr.” o señora “Sra.”. También puedes variar con el título de la persona si lo conoces, por lo que puedes agregar profesor “Prof.”, licenciado “Lic.” o cualquier otra abreviación pertinente. Inclusive, si es alguien que estimas con respeto, puedes agregar “estimado”.
2. Recuerda las formalidades al dirigirte a la persona
Todo lo relacionado a los correos formales, se trata de la formalidad con la que se le habla a la persona. Esto no está únicamente en el destinatario, sino en todo el correo. Por lo que es importante siempre utilizar palabras de respeto como “usted” y similares. Además de un lenguaje no personal y que demuestre la formalidad y el respeto a lo largo de todo el contenido del correo.
3. Utiliza una redacción concisa y concreta
Una particularidad e inclusive una ventaja de los correos formales, es que no deben ser extensos o al menos, se debe buscar ser tan concreto como se pueda. Por supuesto, si hay que hablar o extenderse sobre alguna situación en particular, siempre está permitido. Sin embargo, lo más importante es tratar de ser concisos e ir directo al punto.
4. Siempre firma tu correo
La firma es un aspecto muy importante del correo y no se debe olvidar, inclusive si se tratan de varios correos que se responden regularmente. En la firma debes colocar tu nombre con un cierto grado de formalidad, incluyendo tu título si lo deseas y lo tienes. De lo contrario, colocar tu nombre y apellido es más que suficiente. Lo que nunca debes hacer, es simplemente colocar únicamente tu nombre.
5. Re-lee antes de enviar
Una de las reglas más importantes, es re-leer. Al escribir el correo, puede que tecleemos mal una palabra o inclusive nos equivoquemos al redactar algo en el correo. Por ello, siempre debes releerlo una o hasta dos veces antes de enviarlo. Sólo debes hacer click en el botón de enviar, una vez estás completamente seguro de que tu correo está impecable.
Formato del correo formal
El formato de un correo, consiste en todo lo que debes agregar. Para facilitarte el entendimiento de esto, lo hemos dividido en varias secciones, desglosando todo lo que debes colocar en el correo. Lo mejor, es que este formato se puede aplicar absolutamente a todos los correos que redactes de manera formal.
Destinatario
El destinatario siempre es importante colocarlo, explicando a quién o quienes te diriges. Para ello, utiliza un lenguaje formal y siempre intenta dirigirte formalmente a la persona. Para ello, puedes utilizar palabras de respeto como “Sr.”, “Estimado” o alguna otra. Depende de la ocasión, puedes variar estas e inclusive utilizar un lenguaje afectivo aunque respetuoso, si se trata de alguien cercano a quien tratas con respeto.
Párrafo inicial
El párrafo inicial usualmente está compuesto por la introducción del correo. En caso de solicitar información, solicitar un permiso o cualquier otra cosa, debes colocarlo en este párrafo. Por lo que explicarás a la persona qué es lo que deseas de ella, sin importar si luego te adentrarás con mayor detalle en el tema del correo.
Cuerpo o contenido del correo
El cuerpo o el contenido del correo, es toda la información que deseas comentar o discutir con la persona. Es importante recordar que este debe ser conciso, sin embargo, explicar todo de manera clara y completa. Para ello, utiliza siempre un lenguaje respetuoso y busca la forma más clara de comentar lo que necesitas.
En caso de que desees tratar varios temas o te extenderás mucho, recuerda dividir el contenido en párrafos. De esta manera será más fácil de leer para la persona y también más sencillo para escribirlo. Adicionalmente, utiliza tu mejor ortografía y gramática, al ser un correo formal, es importante nunca equivocarse al momento de escribir.
Conclusión, agradecimiento y/o solicitud final
El último párrafo, generalmente debe ser la conclusión de lo que estás escribiendo. Usualmente en este se agrega un agradecimiento por haberte atendido, una despedida o inclusive algún comentario final. Es importante recordar que este párrafo debe ser corto, conciso y siempre utilizar un lenguaje agradecido, si se da en el contexto del correo.
Despedida y firma
Finalmente, debes despedirte. Para ello, utiliza una frase como “me despido”, “saludos”, “Hasta la próxima” o alguna otra. También puedes utilizar un agradecimiento como “Gracias por su atención”, en caso de que no lo hayas hecho previamente en el último párrafo.
Luego de la despedida, la cual finalizará en una coma, debes agregar tu firma. Generalmente está bien simplemente colocar tu nombre y apellido. Aunque depende del caso, puede que también sea necesario agregar la abreviatura de tu título en caso de poseerlo, puesto de trabajo, datos de contacto, entre otros.
Algunas personas inclusive agregan redes sociales al colocar la firma de un correo formal. Especialmente cuando están ofreciendo información o un servicio a alguien, que podría querer más información y las redes sociales son la mejor forma de obtenerla.
EJEMPLO de un correo formal
